Automazione dell’inserimento ordini per aziende che ricevono richieste via email, PDF ed Excel e non vogliono più trasformarle a mano in righe del gestionale
Come portare gli ordini clienti dal documento all’ERP, controllando codici, quantità, prezzi e dati mancanti prima della registrazione.
Scopri come costruire un flusso di sales order automation che acquisisce gli ordini nei formati usati dai clienti, estrae le righe, traduce le codifiche, verifica le informazioni e crea l’ordine nel gestionale. Gli ordini incompleti o incoerenti vengono fermati e presentati alla persona corretta prima che diventino una spedizione sbagliata.
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- 4 Pluriball come l’ultima volta 2 rotoli riconosciuto non tradotto articolo senza codice interno · riga ferma da confermare con l’ufficio commerciale, con il documento originale accanto
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- Elimini la ribattitura manuale di testate e righe d’ordine.
- Riduci errori su articoli, quantità, prezzi, indirizzi e date richieste.
- Accetti i formati che i clienti usano già, senza imporre un nuovo portale.
- Verifichi l’ordine prima dell’inserimento, utilizzando anagrafiche e condizioni aziendali.
- Gestisci più ordini senza trasformare l’ufficio commerciale in un collo di bottiglia.
I clienti inviano ordini in formati diversi, e una (o più) persone devono tradurli tutti nello stesso gestionale?
Il punto di integrazione della tua filiera è spesso una persona con una tastiera.
Un cliente invia un PDF con il proprio modulo. Un altro scrive le righe nel corpo dell’email. Un terzo allega un Excel con colonne e codici definiti da lui. Un altro ancora inoltra una scansione o una fotografia al commerciale.
Formati diversi, un unico risultato necessario: cliente, articoli, quantità, prezzi, destinazione e data dentro il tuo ERP.
Prima della registrazione qualcuno deve:
a mano, per ogni ordine
- riconoscere cliente e riferimento dell’ordine;
- trovare il codice interno corrispondente alla descrizione o al codice cliente;
- verificare quantità minime, unità di misura e confezioni;
- controllare prezzi, sconti e condizioni concordate;
- completare indirizzi, date e informazioni mancanti;
- chiedere chiarimenti al commerciale o al cliente;
- inserire le righe e ricontrollarle prima della conferma.
Questa persona non sta soltanto facendo data entry. Sta traducendo la lingua commerciale di ogni cliente nella struttura richiesta dai sistemi aziendali.
Il costo cresce soprattutto con formati e controparti, non soltanto con il fatturato. Dieci clienti ricorrenti possono essere semplici da gestire; quaranta clienti più piccoli, ognuno con il proprio modo di ordinare, possono fermare l’ufficio a parità di valore.
Per misurare il lavoro che viene occupato, fai questo calcolo.
i tuoi numeri
O × T ÷ 60 × C 1.600 € al mese
ore al mese 53
ore l’anno 640
righe per ordine R = —
O × T ÷ 60 × C mostra il costo mensile
diretto.
Esempio: 400 ordini × 8 minuti = circa 53 ore al mese, 640 ore l’anno dedicate
alla sola interpretazione e registrazione. È una simulazione: righe, formati ed
eccezioni determinano il tuo dato reale.
Il problema non è chiedere alle persone di digitare più velocemente ma continuare a usare lavoro qualificato per compensare l’assenza di uno standard che l’azienda non può imporre ai clienti.
Oltre l’importazione: un processo che comprende l’ordine, traduce i codici e si ferma quando qualcosa non torna
- portale Un portale clienti può raccogliere ordini già strutturati, se i clienti accettano di utilizzarlo.
- EDI Un tracciato EDI può eliminare l’inserimento, se entrambe le parti adottano lo stesso standard.
- OCR Un OCR può leggere il testo di PDF e scansioni.
- import ERP Un’importazione ERP può caricare dati già preparati nel formato corretto.
Sono strade valide, ma lasciano scoperti i clienti che non cambiano processo e gli ordini che richiedono ancora una traduzione tra codifiche esterne e interne.
Con una sales order automation invece, il formato viene accettato e ricevuto in cui l’ordine arriva, ma traducendolo e automatizzando tutto quello che viene dopo.
Un flusso tipo?
- Monitorare caselle email, cartelle e canali autorizzati
- Riconoscere cliente, tipo di documento e numero d’ordine
- Estrarre testata, righe, quantità, prezzi e date
- Tradurre i codici cliente negli articoli aziendali
- Verificare dati rispetto ad anagrafiche, listini e condizioni
- Creare o predisporre l’ordine nel gestionale
- Fermare campi mancanti, articoli sconosciuti e incoerenze
- Mostrare alla persona il documento originale e il dato da confermare
Il sistema non deve indovinare. Un dubbio fermato prima della registrazione costa meno di una riga sbagliata diventata produzione, spedizione, reso e seconda consegna.
Il processo viene testato sui documenti reali e introdotto per priorità. Ogni ordine conserva un collegamento con l’originale e uno storico di dati estratti, regole applicate, correzioni ed esito dell’inserimento.
Per sviluppare un’automazione di questo tipo, bisogna definire.
- clienti I clienti, i canali e i formati più ricorrenti
- peso Il peso di ciascun flusso sul volume complessivo
- regole Le regole di riconoscimento e traduzione delle codifiche
- controlli I controlli su anagrafiche, listini, unità di misura e condizioni
- campi I campi obbligatori per creare l’ordine
- eccezioni Le eccezioni che devono essere confermate dalle persone
- modalità Le modalità tecniche di inserimento nell’ERP
- risultato Il risultato minimo che rende conveniente automatizzare ogni flusso
Con un’automazione di questo tipo, l’ufficio ordini controlla le eccezioni, invece di riscrivere ogni richiesta ricevuta.
Si parte dai flussi ricorrenti con il miglior rapporto tra volume, stabilità del formato e tempo assorbito.
Il sistema acquisisce, interpreta e verifica gli ordini ordinari.
La persona interviene quando il cliente introduce un articolo non riconosciuto, manca un’informazione essenziale o una condizione non coincide con quanto presente nei sistemi aziendali.
- Le righe ordinarie entrano senza essere ribattute
- Le codifiche vengono tradotte in modo coerente
- Gli errori vengono fermati prima dell’evasione
- Le eccezioni arrivano già circoscritte
- I clienti non devono cambiare abitudini
- Le ferie pesano meno sulla continuità operativa
- Ogni inserimento è tracciabile
- Puoi escludere i flussi non convenienti
La velocità da sola non basta. Serve un ordine inserito con controlli ripetibili, prima che un errore diventi produzione, spedizione, reso e seconda consegna.
Methody: order entry automation costruita sulla base dei formati usati dei tuoi clienti e i sistemi usati in azienda.
Siamo un’azienda specializzata nell’architettura e progettazione di automazioni per processi di lavoro ripetitivi.
Uno di quelli che occupano più tempo, risorse umane e generano spesso errori è l’order entry e la gestione di esso.
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Master Partner UiPath
Leader mondiale dell’automazione dei processi.
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Partner ABBYY
Fornitore mondiale di soluzioni per la lettura dei documenti con AI.
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San Marino Innovation
Ci riconosce come startup innovativa ad alto contenuto tecnologico.
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NVIDIA Connect · Microsoft for Startups
Facciamo parte di entrambi i programmi.
Ogni primo progetto viene seguito direttamente dai fondatori. Prima dello sviluppo definiamo baseline, priorità dei flussi e criteri di accettazione. Combiniamo IDP, OCR, AI, RPA e integrazioni in base ai documenti e all'ERP. Progettiamo insieme traduzioni, controlli, soglie di affidabilità, eccezioni e monitoraggio.
In questa pagina puoi richiedere gratis lo sviluppo dell’architettura del flusso che automatizza l’inserimento ordini nella tua azienda.
Rispondi ad alcune domande sui flussi di ordine: ordini e righe mensili, clienti, formati ricevuti, canali di ingresso, tempo di inserimento, controlli effettuati, ERP ed errori più frequenti.
Sulla base delle tue risposte prepariamo un progetto che comprende:
- La mappa dei canali e dei formati di ingresso;
- I flussi candidati all’automazione e il loro ordine di priorità;
- I dati e le righe che possono essere estratti;
- Le traduzioni e i controlli da applicare;
- Le eccezioni che devono restare sotto controllo umano;
- Le modalità di inserimento nel gestionale;
- Una stima del lavoro manuale oggi assorbito;
- I principali rischi e vincoli tecnici;
- Una possibile sequenza di realizzazione;
- La valutazione preliminare della convenienza del progetto.