Automazione OCR per aziende che vogliono portare i dati dei documenti direttamente nel gestionale, senza passare da Excel e senza scriverli a mano
Ecco come estrarre i dati da PDF, scansioni ed email e inserirli nel tuo ERP con controlli automatici prima della registrazione
In questa pagina scopri come costruire un flusso che legge i documenti, estrae i campi necessari, li confronta con le anagrafiche e li inserisce nel gestionale che usi già. In questo modo:
- Elimini il copia-incolla tra PDF, scansioni, Excel e gestionale.
- Riduci gli errori di digitazione su codici, quantità, date, importi e riferimenti.
- Controlli i dati prima dell’inserimento, invece di scoprire l’errore nel processo successivo.
- Mantieni il tuo ERP, le tue anagrafiche e le regole operative già utilizzate.
- Gestisci separatamente le eccezioni, con il documento originale e il campo da verificare già visibili.
C’è ancora qualcuno in azienda che deve trasferire a mano ogni dato nel gestionale?
Un documento scansionato non è un documento registrato, e un dato estratto non è ancora un dato utilizzabile.
- Il PDF arriva via email
- Un software riconosce alcuni campi
- L’output finisce in Excel.
A quel punto una persona apre il file, controlla che il fornitore sia quello corretto, sistema una data, cerca il codice articolo, completa i campi mancanti e importa o riscrive tutto nel gestionale.
Dal punto di vista operativo, il processo è ancora sulla scrivania della stessa persona.
Il costo si nasconde in attività come:
- Aprire e rinominare file ricevuti da canali diversi
- Verificare campi che il lettore non riconosce con sufficiente sicurezza
- Adattare colonne e formati al tracciato richiesto dal gestionale
- Cercare in anagrafica fornitori, clienti, articoli e commesse
- Correggere separatori, date, unità di misura e codifiche
- Gestire manualmente i documenti con layout nuovi o qualità scarsa
- Ricontrollare a valle ciò che è stato importato
Anche pochi minuti diventano rilevanti quando si ripetono su centinaia o migliaia di documenti.
Per misurare il lavoro che resta dopo la lettura:
trascina o digita
ore al mese dopo la lettura
60
ore l’anno 720
costo mensile —
costo annuo —
inserisci C per il costo
D × M ÷ 60 × C è il costo mensile del passaggio che separa l’output dell’OCR dalla registrazione nel gestionale.
Esempio: 600 documenti × 6 minuti = 60 ore al mese, 720 ore l’anno impiegate dopo la lettura. È una simulazione, il calcolo utile dev’essere fatto con i tuoi volumi e i tuoi tempi.
Il problema non è stabilire se l’OCR funziona. È capire dove si interrompe e quanto lavoro lascia da completare.
L’architettura di un flusso che porta il dato fino al campo corretto del gestionale.
- Un OCR tradizionale può leggere i caratteri presenti nel documento.
- Un convertitore può creare un foglio strutturato.
- Una macro può riformattare l’output finché il modello del documento non cambia.
- L’importazione ERP può caricare un tracciato già corretto e completo.
Nessuno di questi passaggi decide se il dato è coerente con le tue anagrafiche, se il documento è già presente, se il codice esterno corrisponde a quello interno o che cosa fare quando un campo necessario manca.
Un processo completo collega lettura e registrazione:
Il traguardo non è un file elaborato, ma un dato utilizzabile nel sistema in cui deve vivere.
- Acquisisce il documento dal canale in cui arriva
- Identifica tipologia e controparte
- Estrae testata, righe e tabelle
- Normalizza date, importi, unità di misura e codifiche
- Verifica i dati rispetto a ERP, anagrafiche e regole aziendali
- Compila o importa la registrazione nel sistema di destinazione
- Ferma ciò che non è sufficientemente certo
- Presenta alla persona solo il campo o la regola da confermare
Prima dello sviluppo devono essere definiti:
- I documenti e i layout più ricorrenti
- I canali da cui vengono acquisiti
- I campi obbligatori e quelli facoltativi
- Le tabelle di corrispondenza tra codici esterni e interni
- I controlli da eseguire prima dell’inserimento
- Le soglie oltre le quali serve una conferma umana
- Le modalità tecniche con cui leggere e aggiornare l’ERP
- I criteri di accettazione del processo
Il flusso viene collaudato sui casi reali, compresi i documenti meno regolari. Ogni inserimento mantiene un collegamento con il documento originale e registra dati proposti, controlli superati, correzioni ed esito.
Come passare da una mail all’ERP, senza fermarsi in un file intermedio da sistemare a mano.
Si parte dalla destinazione: quale registrazione deve esistere nel gestionale quando il lavoro è concluso?
Da lì si definiscono i dati necessari, le verifiche, le corrispondenze e le eccezioni. Il sistema legge il documento per raggiungere quel risultato.
- Il dato viene acquisito una sola volta. Non deve essere riscritto in ogni passaggio.
- Le anagrafiche diventano parte del controllo. Il sistema verifica il dato nel contesto reale dell’azienda.
- I casi certi arrivano fino alla registrazione. Non aspettano che una persona apra un file di output.
- I casi dubbi vengono isolati. Il lavoro ordinario non resta fermo insieme alle eccezioni.
- Gli errori sono rintracciabili. Puoi capire se derivano dalla lettura, da una regola o da un dato di origine.
- I nuovi layout vengono gestiti in modo esplicito. Non rompono silenziosamente una macro costruita mesi prima.
- Il processo può crescere per priorità. Parti dai documenti più frequenti e aggiungi gli altri quando il risultato è verificato.
Non serve “più OCR”. Serve accorciare la distanza tra il documento ricevuto e il dato disponibile nel gestionale.
In Methody colleghiamo la lettura documentale al lavoro che deve avvenire di seguito.
Siamo un’azienda specializzata nell’automazione software. Analizziamo dove arriva il documento, quali decisioni richiede e in quale sistema devono finire i dati perché il lavoro sia chiuso in via definitiva.
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Master Partner UiPath
Leader mondiale dell’automazione dei processi.
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Partner ABBYY
Fornitore mondiale di soluzioni per la lettura dei documenti con AI.
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San Marino Innovation
Ci riconosce come startup innovativa ad alto contenuto tecnologico.
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NVIDIA Connect · Microsoft for Startups
Facciamo parte di entrambi i programmi.
Ogni primo progetto viene seguito direttamente dai fondatori. Prima dello sviluppo definiamo baseline, perimetro e criteri di accettazione. Combiniamo OCR, IDP, AI, RPA e integrazioni in base ai documenti e al gestionale. Progettiamo insieme controlli, soglie di affidabilità, eccezioni e tracciabilità.
Ricevi gratuitamente una prima bozza del tuo progetto di estrazione e inserimento dati.
Qui sotto trovi un test.
Un vero e proprio assessment dove rispondi ad alcune domande sul flusso che vuoi automatizzare: documenti ricevuti, volumi, formati, campi da estrarre, controlli effettuati, gestionale utilizzato e problemi più frequenti.
Sulla base delle tue risposte prepariamo l’architettura dell’automazione, che comprende:
- Il percorso attuale dal documento alla registrazione;
- I passaggi di lettura, controllo e inserimento automatizzabili;
- I dati da estrarre e normalizzare;
- Le anagrafiche e le regole da utilizzare per le verifiche;
- Le attività che devono restare sotto controllo umano;
- Una stima del lavoro manuale oggi necessario dopo la lettura;
- I vincoli tecnici dell’inserimento nel gestionale;
- Una possibile sequenza di realizzazione;
- La valutazione preliminare della convenienza del progetto.