Automazione processi e workflow per aziende che vogliono gestire più attività senza moltiplicare email, solleciti e lavoro di coordinamento manuale
Come eliminare i colli di bottiglia che fermano richieste, approvazioni e attività operative tra una persona e la successiva
Scopri in questa pagina come progettare workflow automatici che coordinano il lavoro tra persone, email, fogli Excel, gestionali e portali aziendali. In questo modo, il processo avanza solo quando le condizioni sono soddisfatte, aggiorna automaticamente lo stato delle attività e coinvolge il tuo team soltanto nelle decisioni che richiedono attenzione.
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richiedente arriva via email
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ufficio in posta 4 h copiata in un file 3 min
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responsabile in attesa di approvazione 9 h approvata 1 min
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amministrazione manca un allegato 6 h verificata nel gestionale 3 min
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fase successiva da aggiornare 5 h stato aggiornato, avvisati 3 min
- lavoro effettivo
- 10 min
- attesa fra i passaggi
- 24 h
- Riduci i tempi morti tra una fase e quella successiva.
- Elimini solleciti e aggiornamenti manuali sullo stato delle attività.
- Riduci controlli duplicati, informazioni mancanti ed errori nei passaggi tra persone e sistemi.
- Rendi responsabilità, regole ed eccezioni visibili, senza affidarle alla memoria dei dipendenti.
- Gestisci più richieste e pratiche senza moltiplicare email, file e carico di coordinamento.
I tuoi dipendenti fanno ancora da collegamento tra email, approvazioni, file e sistemi che non si aggiornano da soli?
In molte aziende i processi non sono realmente gestiti da un sistema.
Una richiesta arriva via email, qualcuno la copia in un file, un responsabile deve approvarla, l’amministrazione aspetta un allegato, verifica nel gestionale e quando l’approvazione arriva, un’altra persona deve ricordarsi di aggiornare lo stato e avvisare chi viene dopo.
Se tutto procede correttamente, il processo funziona.
Ma oltre a sprecare ore alla settimana in attese e lavoro puramente manuale, basta un’assenza, un messaggio non letto o un caso diverso dal solito perché ci siano errori, incongruenze o il flusso si fermi.
Lo stesso problema si ripete su richieste di acquisto, approvazioni, onboarding, ordini, pratiche amministrative, assistenza interna, controlli e passaggi autorizzativi.
Il “costo” è distribuito nelle giornate dei dipendenti:
- attesa Richieste che restano ferme in una casella di posta
- attesa Approvazioni che dipendono da promemoria e solleciti manuali
- lavoro Informazioni duplicate in più file e sistemi
- lavoro Persone che chiedono continuamente “a che punto siamo?”
- attesa Attività completate ma non registrate o comunicate alla fase successiva
- lavoro Errori scoperti soltanto dopo che il processo è già avanzato
- lavoro Scadenze gestite con urgenze e controlli dell’ultimo minuto
- lavoro Responsabili coinvolti in verifiche ripetitive che potrebbero essere automatiche
Spesso la parte più costosa è l’attesa tra i passaggi.
Un’attività può richiedere 10 minuti di lavoro effettivo e restare bloccata per ore perché manca un dato, un’approvazione o un aggiornamento.
Quando lo stesso schema coinvolge decine o centinaia di pratiche, il tempo di attraversamento cresce molto più del lavoro realmente necessario.
Il problema quindi riguarda quante volte il processo si ferma, quante persone devono seguirlo e quante richieste restano in attesa.
Tutto questo può essere automatizzato, con un workflow che fa avanzare il processo e riduce attese, solleciti e passaggi manuali.
- Un form digitale può raccogliere una richiesta in modo più ordinato.
- Un gestionale può organizzare meglio una parte del processo.
- Un task manager può mostrare le attività da completare.
Ma se qualcuno deve ancora controllare i dati, cercare allegati, aggiornare il gestionale, sollecitare un’approvazione, modificare lo stato e comunicare l’esito, il processo continua a essere coordinato a mano.
L’automazione dei processi, invece, affronta il flusso dall’inizio alla fine.
Con una combinazione di tecnologie come RPA (robotic process automation), intelligenza artificiale e integrazioni si possono architettare e produrre automazioni che ricevono le richieste, verificano i dati, applicano le regole, coinvolgono la persona corretta e avviano automaticamente ogni attività conseguente.
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strumenti separati
form a mano gestionale a mano task manager a mano
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automazione dei processi
dall’inizio alla fine
Prima dello sviluppo vengono definiti:
- il punto di partenza e il risultato finale del processo
- i volumi e la frequenza delle richieste
- il tempo di lavorazione e il tempo oggi trascorso in attesa
- i ruoli, le responsabilità e i livelli di autorizzazione
- le regole che governano i casi ordinari
- le eccezioni che devono restare sotto controllo umano
- i sistemi, i documenti e i dati coinvolti
- i criteri con cui stabilire se il nuovo workflow funziona
- il risultato minimo che rende conveniente l’investimento in automazione
Il workflow viene poi testato sui casi realistici, confrontato con la situazione di partenza e portato in produzione gradualmente.
Ogni pratica lascia uno storico verificabile: quando è entrata, quali controlli ha superato, chi è intervenuto, dove si è fermata e con quale esito è stata completata.
storico della pratica
- quando è entrata
- quali controlli ha superato
- chi è intervenuto
- dove si è fermata
- con quale esito è stata completata
In questo modo il processo si prende carico del lavoro manuale, senza essere spinto continuamente dalle persone.
La soluzione più efficace per una vera ottimizzazione dei processi oggi è automatizzare sia il lavoro operativo sia il coordinamento necessario per farlo procedere.
Il sistema può ricevere una richiesta, controllare che i dati siano completi, recuperare informazioni da ERP e CRM, applicare le regole previste, assegnare l’approvazione alla persona corretta, aggiornare lo stato, eseguire le attività conseguenti e segnalare a un operatore umano solo i casi incerti o fuori regola.
In questo modo hai un processo che procede con meno attese, meno solleciti e meno interventi manuali, diventando più semplice da controllare e migliorare.
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workflow riceve la richiesta · controlla i dati · legge ERP e CRM · applica le regole · assegna l’approvazione
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responsabile in attesa della decisione decide
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workflow aggiorna lo stato · esegue le attività · segnala i casi incerti
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operatore solo i casi incerti o fuori regola
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per confronto la stessa richiesta senza workflow 24 h
- passi automatici
- 8
- interventi umani
- 1 decisione
- attesa fra i passaggi
- solo la decisione
- Le richieste avanzano senza solleciti
- Le persone intervengono dove serve una decisione
- Responsabilità e scadenze diventano chiare
- I sistemi restano allineati
- Le eccezioni non bloccano i casi ordinari
- I tempi diventano misurabili
- I picchi generano meno caos
- Puoi partire da un solo workflow
Methody: automazione dei processi progettata, costruita e seguita fino alla produzione
Methody è un’azienda specializzata nella costruzione di automazioni dei processi, integrate sui sistemi già presenti in azienda.
Lavoriamo con piccole e medie imprese studiando come viene eseguito ogni lavoro automatizzabile, e partiamo dal metodo di lavoro esistente in azienda per sviluppare automazioni che si adattano e lo replicano.
Facciamo quindi analisi, individuiamo attività, attese e passaggi di coordinamento che assorbono tempo senza richiedere ragionamento cognitivo umano e costruiamo workflow che se ne occupano, operando sui sistemi già presenti in azienda.
Non ti consegniamo semplicemente un nuovo software o un flusso da configurare e mantenere da solo. Seguiamo il progetto dalla mappatura iniziale al collaudo, fino alla messa in produzione e al monitoraggio.
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Master Partner UiPath
Leader mondiale dell’automazione dei processi.
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Partner ABBYY
Fornitore mondiale di soluzioni per la lettura dei documenti con AI.
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San Marino Innovation
Ci riconosce come startup innovativa ad alto contenuto tecnologico.
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NVIDIA Connect · Microsoft for Startups
Facciamo parte di entrambi i programmi.
Ogni primo progetto viene seguito direttamente dai fondatori. Prima dello sviluppo definiamo baseline, perimetro, responsabilità e criteri di accettazione. Lavoriamo in modo technology-agnostic: scegliamo workflow, RPA, AI o integrazioni in base al processo.
Ricevi una bozza del tuo progetto di automazione dei processi.
Rispondi ad alcune domande sul processo che vuoi migliorare: da dove parte, quali persone coinvolge, quali sistemi utilizza, dove si ferma, quali approvazioni richiede e quali eccezioni si presentano più spesso.
Sulla base delle tue risposte prepariamo un progetto che ti mostra:
- la mappa sintetica del processo attuale;
- i principali passaggi manuali e i colli di bottiglia;
- le attività che possono essere eseguite automaticamente;
- le decisioni che devono restare sotto controllo umano;
- i ruoli, le responsabilità e le approvazioni da coordinare;
- i sistemi e le informazioni da collegare;
- una stima del tempo assorbito da esecuzione, attese, verifiche e solleciti;
- una possibile architettura del workflow;
- i principali rischi e vincoli tecnici;
- la valutazione preliminare della convenienza del progetto.