Order Management System per aziende di produzione e distribuzione che vogliono gestire più ordini senza moltiplicare file, rincorse e telefonate tra uffici
Scopri come far avanzare ogni ordine dalla ricezione all’evasione, mantenendo ERP, magazzino, uffici e cliente allineati sullo stesso stato
Scopri come progettare un sistema di order management efficiente. Usi lo stesso ERP o Gestionale e l’Order Management System collega ciò che accade prima, durante e dopo la registrazione, così email, fogli Excel e memoria non devono più tenere insieme l’ordine.
- Riduci il tempo necessario per acquisire, verificare e far avanzare ogni ordine.
- Mantieni uno stato unico e visibile, senza ricostruirlo chiedendo aggiornamenti ai diversi reparti.
- Intercetti prima dati mancanti, condizioni incoerenti e blocchi operativi.
- Coordini vendite, amministrazione, produzione, logistica e magazzino sullo stesso flusso.
- Gestisci più volume senza aumentare in modo proporzionale il lavoro di back office.
L’ordine è nel gestionale, ma il suo stato continua a vivere tra email, Excel, WhatsApp e telefonate?
L’ordine arriva. Qualcuno controlla cliente, articoli, prezzi e condizioni. Se manca un dato, scrive al commerciale. Se un prodotto non è disponibile, chiede al magazzino o alla produzione. Se la data promessa cambia, deve aggiornare chi prepara la spedizione e chi risponde al cliente.
Il gestionale conserva una parte delle informazioni. Il resto del processo si muove tra persone, messaggi, note e file paralleli.
Da qui nascono problemi che creano frizioni, occupano tempo e generano errori:
- fuori ordini ricevuti ma non ancora registrati;
- in corsia dati commerciali da verificare prima di confermare la richiesta;
- sopra disponibilità e date promesse ricostruite consultando più reparti;
- fuori modifiche comunicate a voce o via email che non aggiornano tutti i sistemi;
- in corsia blocchi amministrativi, produttivi o logistici senza un proprietario visibile;
- fuori clienti che chiedono aggiornamenti e persone che devono cercare la risposta;
- sotto priorità gestite fuori dal processo, spesso dentro un file conosciuto da pochi;
- in corsia ordini urgenti che interrompono continuamente la lavorazione di quelli ordinari.
Per misurare il costo del tempo e del lavoro per far avanzare l’ordine, servono quattro dati:
i tuoi numeri
O × T ÷ 60 × C 2250 € al mese
O × T ÷ 60 × C mostra il costo operativo diretto. Il tempo A mostra quanto l’ordine resta fermo tra una fase e la successiva. A = 8
Esempio: 300 ordini × 15 minuti di coordinamento = 75 ore al mese, 900 ore l’anno. È una simulazione: nel tuo conto vanno usati volumi e tempi misurati, non stimati.
Il problema, quindi, non è soltanto inserire più velocemente, ma sapere che cosa deve succedere dopo, chi deve farlo e che cosa sta impedendo all’ordine di avanzare.
Oltre l’ERP: un sistema che coordina l’intero ciclo dell’ordine e non soltanto la registrazione.
- CRM Un CRM può conservare opportunità, cliente e attività commerciali.
- ERP Un ERP può registrare l’ordine e gestire dati amministrativi e operativi.
- WMS Un WMS può coordinare disponibilità, preparazione e movimenti di magazzino.
- Excel Un foglio Excel può dare una vista temporanea delle priorità.
Ma quando un ordine attraversa più sistemi e più reparti, nessuno di questi strumenti garantisce da solo che il passaggio successivo parta, che l’eccezione raggiunga la persona corretta e che lo stato sia aggiornato ovunque serva.
Per sviluppare un flusso che automatizza gli ordini, devi necessariamente definire:
- canali I canali e i formati con cui arrivano gli ordini;
- dati Le informazioni necessarie per accettarli e confermarli;
- sistemi I sistemi che contengono cliente, prezzi, articoli, disponibilità e spedizioni;
- regole Le regole commerciali e operative;
- ruoli I ruoli e le responsabilità in ogni fase;
- blocchi I blocchi e le eccezioni più frequenti;
- stati Gli stati che devono essere visibili e aggiornati;
- misure I criteri con cui misurare tempo di attraversamento, errori e interventi manuali.
Un Order Management System invece, coordina il ciclo dell’ordine sopra i sistemi che già utilizzi.
- Può infatti acquisire l’ordine dal canale in cui arriva;
- Verificare completezza, cliente, articoli, condizioni e riferimenti;
- Leggere disponibilità e informazioni dai sistemi esistenti;
- Applicare regole commerciali e operative;
- Attivare controlli, approvazioni o richieste di integrazione;
- Aggiornare lo stato dell’ordine e i sistemi coinvolti;
- Coordinare conferma, preparazione, evasione e comunicazioni;
- Separare il flusso ordinario dalle eccezioni.
Il processo viene collaudato su ordini ordinari, variazioni e casi critici. Ogni ordine conserva uno storico verificabile di:
storico dell’ordine
- dati ricevuti
- controlli effettuati
- attività assegnate
- decisioni
- cambi di stato
Ordini che avanzano con meno coordinamento manuale e meno dipendenza dalle singole persone.
Il flusso usa i sistemi esistenti e automatizza i passaggi ripetibili tra un reparto e il successivo.
Verifica l’ordine, interroga ERP e magazzino, aggiorna gli stati, assegna attività, invia notifiche e richiede approvazioni. Se incontra un caso non previsto, lo manda alla persona corretta con il contesto già raccolto.
Non serve un’altra dashboard da controllare per dovere.
- 01 Gli ordini non restano invisibili nei canali di ingresso
- 02 I controlli ordinari avvengono sempre nello stesso modo
- 03 I reparti lavorano sullo stesso stato
- 04 Le eccezioni hanno un proprietario
- 05 Le variazioni diventano tracciabili
- 06 Le richieste del cliente trovano risposta più rapidamente
- 07 I picchi generano meno caos
- 08 Puoi partire da una fase specifica
Ogni ordine ha uno stato attendibile, un prossimo passo e un responsabile quando serve intervenire.
Methody: order management progettato intorno al flusso di gestione ordini della tua azienda.
In Methody siamo specializzati nell’architettura e progettazione di automazioni per processi di lavoro ripetitivi.
Uno di quelli che occupano più tempo, risorse umane e generano errori è la ricezione e gestione degli ordini in entrata.
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Master Partner UiPath
Leader mondiale dell’automazione dei processi.
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Partner ABBYY
Fornitore mondiale di soluzioni per la lettura dei documenti con AI.
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San Marino Innovation
Ci riconosce come startup innovativa ad alto contenuto tecnologico.
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NVIDIA Connect · Microsoft for Startups
Facciamo parte di entrambi i programmi.
Ogni primo progetto viene seguito direttamente dai fondatori. Prima dello sviluppo definiamo baseline, perimetro, responsabilità e criteri di accettazione. Lavoriamo in modo technology-agnostic: scegliamo OMS, workflow, RPA, AI o integrazioni in base al processo. Progettiamo insieme stati, regole, eccezioni, autorizzazioni e monitoraggio.
In questa pagina puoi richiedere gratuitamente l’architettura del flusso che automatizza l’order management nella tua azienda.
Rispondi ad alcune domande sul processo: ordini mensili, canali di ingresso, sistemi utilizzati, reparti coinvolti, controlli, tempi di evasione, blocchi ed eccezioni più frequenti.
Sulla base delle tue risposte prepariamo una prima valutazione che comprende:
- La mappa sintetica del ciclo dell’ordine attuale;
- I principali passaggi manuali e i colli di bottiglia;
- Le attività e gli aggiornamenti automatizzabili;
- Le responsabilità e le decisioni che devono restare alle persone;
- I sistemi e i dati da coordinare;
- Una stima del lavoro manuale e dei tempi di attesa;
- I principali rischi e vincoli tecnici;
- Una possibile sequenza di realizzazione;
- La valutazione preliminare della convenienza del progetto.