Matching automatico per aziende che vogliono intercettare differenze e duplicati prima della registrazione o del pagamento
Come confrontare automaticamente fatture, ordini e DDT e inviare agli operatori umani soltanto gli scostamenti che richiedono una verifica
Scopri come progettare un flusso di invoice matching e approvazione che controlla i documenti, applica tolleranze e regole aziendali, fa avanzare i casi coerenti e assegna gli scostamenti a chi può risolverli.
- In questo modo confronti fattura, ordine e merce ricevuta senza aprire manualmente ogni documento.
- Intercetti duplicati, quantità, prezzi e riferimenti incoerenti prima che arrivino a valle.
- Applichi tolleranze e responsabilità definite, evitando decisioni diverse sullo stesso tipo di scostamento.
- Riduci solleciti e ricerche sullo stato delle approvazioni.
- Mantieni una traccia verificabile di controlli, decisioni e motivi del blocco.
Ogni fattura viene ricontrollata da zero, anche quando ordine, merce e importi coincidono?
Il controllo è indispensabile. Ma non tutti i controlli richiedono ogni volta l’attenzione di una persona.
L’amministrazione apre la fattura, cerca l’ordine, verifica se il magazzino ha registrato il DDT e confronta quantità e prezzi.
Se trova una differenza, scrive agli acquisti o al reparto che ha richiesto la spesa. La fattura resta ferma e, dopo qualche giorno, qualcuno chiede a che punto è.
Lo stesso lavoro viene ripetuto anche sulle fatture che coincidono perfettamente con ciò che l’azienda ha ordinato e ricevuto.
Il costo si concentra in 3 punti:
- Matching manuale: recuperare documenti e confrontare riga per riga;
- Gestione dello scostamento: capire se la differenza è ammessa, chi deve valutarla e quali informazioni mancano;
- Coordinamento dell’approvazione: assegnare, sollecitare, aggiornare lo stato e ricostruire la decisione.
Da qui nascono svariati problemi che bloccano i flussi di lavoro:
- fatture corrette ferme insieme a quelle problematiche;
- differenze scoperte soltanto a ridosso del pagamento;
- tolleranze applicate in modo diverso da persone diverse;
- ordini chiusi o DDT non registrati che impediscono il confronto;
- approvazioni disperse tra email e messaggi;
- responsabili coinvolti in verifiche prive di una reale eccezione;
- impossibilità di capire rapidamente perché una fattura sia bloccata.
Per misurare il lavoro non basta contare quante fatture vengono approvate. Occorre distinguere quante coincidono senza richiedere decisioni; quante presentano differenze reali; quanto tempo serve per istruire ciascuna eccezione; e quanti giorni trascorrono in attesa di una risposta.
Il conto del solo matching manuale, con i tuoi numeri:
trascina o digita
ore al mese di matching manuale
40
ore l’anno 480
costo mensile —
costo annuo —
inserisci C per il costo
F × M ÷ 60 × C è il costo mensile del solo confronto manuale, prima di solleciti e giorni di attesa.
Esempio: 300 fatture × 8 minuti di matching manuale = 40 ore al mese, 480 ore l’anno. A queste vanno aggiunti ricerca dei documenti, solleciti e giorni di attesa. È una simulazione, non una promessa di risparmio.
Oltre il workflow di approvazione: un processo che controlla prima di chiedere a qualcuno di decidere
- Una firma digitale può registrare l’approvazione.
- Un workflow può inviare la fattura al responsabile indicato.
- Un ERP può conservare ordine, ricezione e registrazione contabile.
Ma se il responsabile riceve una fattura senza sapere che cosa non coincide, l’automazione ha spostato il documento e non ha preparato la decisione.
Prima si eseguono i controlli ripetibili e poi, se serve, si coinvolge un operatore umano.
Può applicare un two-way match tra fattura e ordine oppure un three-way match che comprende anche la merce ricevuta.
Verifica testata e righe, quantità, prezzi, condizioni, spese accessorie e riferimenti. Poi applica le tolleranze stabilite dall’azienda.
Two-way: la fattura viene confrontata con l’ordine. Three-way: la fattura viene confrontata con l’ordine e con la merce ricevuta.
Quando tutto coincide, la fattura segue il percorso ordinario, e quando qualcosa non torna, il sistema:
- Identifica con precisione lo scostamento;
- Mostra i valori presenti nei documenti confrontati;
- Recupera le informazioni già disponibili nei sistemi;
- Assegna il caso alla persona responsabile;
- Registra decisione, motivazione ed eventuale correzione;
- Aggiorna automaticamente lo stato della fattura.
Prima di sviluppare un flusso che automatizza, bisogna sempre definire:
- Quali documenti partecipano al matching;
- La qualità e la tempestività di ordini e registrazioni di magazzino;
- I campi e le righe da confrontare;
- Le tolleranze per prezzo, quantità e importo;
- Le casistiche che possono procedere automaticamente;
- I responsabili e i livelli di approvazione;
- Le regole di escalation e le scadenze;
- I criteri con cui misurare tempi, eccezioni e interventi manuali.
Il processo viene collaudato su fatture coerenti, differenze frequenti e casi limite. Ogni decisione lascia uno storico collegato ai documenti e ai dati su cui è stata presa.
Le persone controllano solo ciò che non torna, e il resto viene gestito da robot che lavorano al loro posto.
La svolta è separare il flusso ordinario dalla gestione delle eccezioni.
Le fatture coerenti non devono attendere che qualcuno ripeta un controllo già traducibile in regole. Le differenze, invece, devono arrivare alla persona corretta con una domanda precisa e con l’evidenza necessaria per rispondere.
- Il matching ordinario procede in automatico. Le persone non confrontano manualmente documenti coerenti.
- Gli scostamenti diventano espliciti. Quantità, prezzo o riferimento divergente sono già evidenziati.
- Le tolleranze vengono applicate in modo uniforme. La stessa regola vale per ogni fattura dello stesso tipo.
- Le approvazioni partono già istruite. Il responsabile vede che cosa deve decidere e perché.
- I solleciti diventano parte del workflow. Stato, scadenza ed escalation non dipendono dalla memoria dell’amministrazione.
- Le fatture corrette non restano ferme con le eccezioni. I due flussi procedono separatamente.
- Ogni decisione è ricostruibile. Rimangono documenti, dati confrontati, responsabile, motivazione ed esito.
- Il processo produce informazioni utili. Gli scostamenti ricorrenti mostrano dove ordini, ricezioni o condizioni fornitori devono essere migliorati.
Methody: matching e approvazioni costruiti sulle regole con cui la tua azienda lavora.
In Methody siamo specializzati nell’architettura e progettazione di automazioni per processi di lavoro ripetitivi.
Uno dei processi che consumano più tempo nelle aziende è il controllo delle fatture fornitori.
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Master Partner UiPath
Leader mondiale dell’automazione dei processi.
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Fornitore mondiale di soluzioni per la lettura dei documenti con AI.
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San Marino Innovation
Ci riconosce come startup innovativa ad alto contenuto tecnologico.
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NVIDIA Connect · Microsoft for Startups
Facciamo parte di entrambi i programmi.
Ogni primo progetto viene seguito direttamente dai fondatori. Prima dello sviluppo definiamo baseline, perimetro e criteri di accettazione. Combiniamo IDP, RPA, AI, workflow e integrazioni in base al processo. Progettiamo insieme matching, tolleranze, ruoli, escalation, eccezioni e tracciabilità.
Ricevi gratis l’architettura del tuo flusso di automazione per il matching e approvazione delle fatture.
Rispondi ad alcune domande sul processo: fatture e fornitori, disponibilità di ordini e DDT, percentuale di casi non coerenti, tolleranze, persone coinvolte, tempi di approvazione ed ERP utilizzato.
Sulla base delle tue risposte prepariamo una prima valutazione che comprende:
- La mappa del processo di controllo e approvazione attuale;
- I documenti e i dati utilizzabili per il matching;
- I controlli automatizzabili;
- Le tolleranze e le regole da formalizzare;
- Le eccezioni e le decisioni che devono restare alle persone;
- I responsabili e i passaggi autorizzativi da coordinare;
- Una stima del tempo assorbito da verifiche, attese e solleciti;
- I principali vincoli tecnici e organizzativi;
- Una possibile sequenza di realizzazione;
- La valutazione preliminare della convenienza del progetto.