RPA e hyperautomation per aziende che vogliono crescere senza assumere di più e moltiplicare il lavoro manuale
Ecco come eliminare il lavoro ripetitivo che oggi rallenta il personale, aumenta errori e blocca la produttività delle risorse umane.
Scopri in questa pagina come progettare automazioni RPA e hyperautomation che operano tra gestionale, Excel, email, portali e applicazioni aziendali. Il tutto, seguendo le regole predefinite e facendo intervenire l’umano soltanto sulle eccezioni che richiedono una decisione.
- 08:02 fattura fornitore email gestionale verificato
- 08:04 ordine cliente portale ERP verificato
- 08:07 anagrafica Excel CRM verificato
- 08:09 report gestionale Excel verificato
- 08:11 riconciliazione portale gestionale in esecuzione
- 08:12 richiesta interna email gestionale amministrazione
- Recuperi le ore assorbite ogni giorno da inserimenti, controlli, download, caricamenti e aggiornamenti ripetitivi.
- Riduci errori di digitazione, dimenticanze e rilavorazioni nei passaggi tra sistemi diversi.
- Aumenti la capacità operativa senza far crescere in modo proporzionale il carico sulle persone.
- Mantieni controllo e tracciabilità: ogni operazione automatizzata produce un esito verificabile.
- Mantieni i sistemi che usi già, senza affrontare una sostituzione completa del gestionale.
Le risorse umane fanno ancora da collegamento tra Gestionale, ERP e sistemi che non comunicano?
In molte aziende il processo sembra digitale, ma il lavoro continua a essere manuale.
Una persona apre l’email, scarica un allegato, cerca il dato corretto, lo confronta con un file Excel e lo inserisce nel gestionale. Un’altra controlla che sia stato fatto. Quando qualcosa non torna, il documento passa da una casella di posta all’altra fino a quando qualcuno ricostruisce il problema.
- apre l’email
- scarica un allegato
- cerca il dato corretto
- lo confronta con un file Excel
- lo inserisce nel gestionale
- controlla che sia stato fatto
- passa da una casella di posta all’altra
Il costo è distribuito nelle giornate dei dipendenti:
- ore Ore qualificate impiegate in operazioni meccaniche;
- rinvii Attività importanti rimandate perché prima bisogna smaltire il lavoro operativo;
- errori Errori che attraversano più sistemi prima di essere scoperti;
- scadenze Scadenze che dipendono dalla velocità con cui qualcuno completa ogni passaggio;
- memoria Conoscenza del processo concentrata nella memoria di poche persone;
- volumi Crescita dei volumi che richiede più straordinari, più pressione o nuovo personale.
Anche un’attività apparentemente piccola diventa rilevante quando si ripete ogni giorno.
10 persone × 1 ora al giorno
≈2.200 ore di lavoro in un anno
Se dieci persone dedicano un’ora al giorno a trasferire e controllare dati, in un anno vengono assorbite circa 2.200 ore di lavoro. E il conto non comprende ancora errori, attese, verifiche e interruzioni.
Il problema, quindi, non è soltanto quanto dura la singola operazione. È quante volte si ripete, quante persone coinvolge e quante altre attività tiene ferme mentre aspetta di essere completata.
Oltre l’ennesimo software: un’automazione che svolge il processo per eliminare mansioni ripetitive e senza valore aggiunto.
- Un assistente di intelligenza artificiale può suggerire, riassumere o preparare una risposta.
- Un nuovo gestionale può organizzare meglio una parte del lavoro.
- Un’integrazione può collegare due applicazioni quando entrambe dispongono delle interfacce necessarie.
Ma spesso il processo reale attraversa email, fogli di calcolo, portali esterni, programmi desktop e sistemi costruiti in anni diversi. Ed è proprio tra questi strumenti che il lavoro torna sulle persone.
La hyperautomation invece, affronta il processo nel suo insieme.
Combina automazione RPA, intelligenza artificiale, workflow e integrazioni per eseguire le attività sui sistemi esistenti, coordinare i passaggi e coinvolgere una persona soltanto quando serve giudizio.
- automazione RPA
- intelligenza artificiale
- workflow
- integrazioni
Non si limita a mostrare cosa dovresti fare, ma lo fa secondo le regole concordate.
Prima dello sviluppo vengono definiti:
- processo il processo di partenza e i volumi reali;
- tempo il tempo oggi necessario per completarlo;
- regole le regole che governano i casi ordinari;
- eccezioni le eccezioni che devono restare sotto controllo umano;
- sistemi i sistemi e i dati coinvolti;
- criteri i criteri con cui stabilire se l’automazione funziona;
- soglia il risultato minimo che rende conveniente procedere.
L’automazione viene poi testata sui casi reali, confrontata con la baseline e portata in produzione gradualmente.
Ogni esecuzione lascia un registro, analizzando cosa è stato elaborato, quando, con quale esito e dove è stato richiesto un intervento.
registro delle esecuzioni esempio illustrativo
- fattura fornitore 08:02 verificato —
- ordine cliente 08:04 verificato —
- riconciliazione 08:11 in esecuzione —
- richiesta interna 08:12 in attesa amministrazione
In questo modo hai più capacità operativa, senza più lavoro da coordinare a mano
La soluzione più efficace per una vera ottimizzazione dei processi oggi, è costruire automazioni intorno al modo in cui la tua azienda lavora.
Il sistema può aprire applicazioni, leggere email e allegati, raccogliere dati, effettuare verifiche, aggiornare ERP e CRM, compilare portali, generare documenti e avviare il passaggio successivo. Quando incontra un caso fuori dalle regole, lo assegna alla persona corretta insieme alle informazioni necessarie per decidere.
- aprire applicazioni
- leggere email e allegati
- raccogliere dati
- effettuare verifiche
- aggiornare ERP e CRM
- compilare portali
- generare documenti
- avviare il passaggio successivo
un caso fuori dalle regole → alla persona corretta
Il risultato non è un altro strumento che il tuo team deve ricordarsi di usare. È un processo che richiede meno interventi manuali e diventa più semplice da misurare, controllare e far crescere.
- ordinario Le attività ordinarie procedono da sole. Il tuo team non deve più avviare e seguire manualmente ogni passaggio.
- eccezioni Le persone si concentrano sulle eccezioni. Il giudizio resta umano; il lavoro meccanico no.
- sistemi I sistemi esistenti lavorano insieme. Gestionale, email, Excel, portali e applicazioni legacy possono partecipare allo stesso flusso.
- traccia Ogni passaggio diventa tracciabile. Hai uno storico delle operazioni, degli esiti e degli interventi richiesti.
- picchi I picchi pesano meno. L’aumento dei volumi non si traduce automaticamente nello stesso aumento di lavoro manuale.
- memoria Il processo dipende meno dalla memoria individuale. Regole, controlli ed eccezioni vengono resi espliciti e documentati.
- perimetro Puoi partire da un solo processo. Verifichi il risultato su un perimetro circoscritto prima di estendere l’automazione.
Methody: automazione progettata, costruita e seguita fino alla produzione
Methody è un’azienda specializzata nella costruzione di automazioni dei processi. Partiamo da uno studio del lavoro, individuiamo le attività che assorbono tempo senza richiedere ragionamento cognitivo umano e costruiamo automazioni che se ne occupano, operando sui sistemi già presenti in azienda.
Non ti consegniamo semplicemente una licenza o un flusso da mantenere da solo. Seguiamo il progetto dalla mappatura iniziale al collaudo, fino alla messa in produzione e al monitoraggio.
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Master Partner UiPath
Leader mondiale dell’automazione dei processi.
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Partner ABBYY
Fornitore mondiale di soluzioni per la lettura dei documenti con AI.
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San Marino Innovation
Ci riconosce come startup innovativa ad alto contenuto tecnologico.
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NVIDIA Connect · Microsoft for Startups
Facciamo parte di entrambi i programmi.
Ogni primo progetto viene seguito direttamente dai fondatori. Prima dello sviluppo definiamo baseline, perimetro, responsabilità e criteri di accettazione. Lavoriamo in modo technology-agnostic: scegliamo RPA, AI, workflow o integrazioni in base al processo. Progettiamo la gestione delle eccezioni, la tracciabilità e il monitoraggio insieme all’automazione.
Ricevi gratuitamente una prima bozza del tuo progetto di automazione
Rispondi ad alcune domande sul processo che vuoi migliorare: attività svolte, persone coinvolte, frequenza, volumi, tempo impiegato, sistemi utilizzati ed eccezioni più comuni.
Sulla base delle tue risposte prepariamo una prima valutazione che comprende:
bozza di progetto prima valutazione
- processo il processo candidato all’automazione;
- passaggi i passaggi che possono essere eseguiti automaticamente;
- controllo le attività che devono restare sotto controllo umano;
- sistemi i sistemi da collegare o utilizzare;
- tempo una stima del tempo oggi assorbito dal lavoro ripetitivo;
- rischi i principali rischi e vincoli tecnici;
- sequenza una possibile sequenza di realizzazione;
- convenienza la valutazione preliminare della convenienza del progetto.